Должностная инструкция инспектора, ответственного за архив

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инспектор является ответственным за архив таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.
1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника отдела (отделения) документационного обеспечения.
1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.
1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:
- положением об отделе документационного обеспечения;
- положением об архиве таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица;
- приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и указанных таможенных органов;
- типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;
- методическими документами соответствующего госархива;
- настоящей должностной инструкцией.
1.5. Ответственный за архив должен иметь среднее специальное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 3 лет.

2. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

2.1. Инспектор имеет право:
- контролировать выполнение установленных правил работы с документами в отделах и других структурных подразделениях таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица;
- запрашивать от отделов и других структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач.
2.2. Инспектор несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач.

3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ОБЯЗАННОСТИ

3.1. Основной задачей инспектора является обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения), создание научно - справочного аппарата (НСА) к ним; подготовка и своевременная передача на государственное хранение образующихся в деятельности таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица документов Архивного фонда Российской Федерации, осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве отделов и других структурных подразделений указанных таможенных органов.
3.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:
- принимать (не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством), учитывать и хранить документы отделов и других структурных подразделений таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица;
- разрабатывать и согласовывать с соответствующим госархивом графики представления описей на рассмотрение экспертно - проверочной комиссии (ЭПК) госархива и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;
- составлять и представлять (не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством) годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица и ЭПК соответствующего госархива;
- осуществлять учет и обеспечивать полную сохранность принятых на хранение дел; контролировать соблюдение в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;
- создавать, пополнять, совершенствовать НСА к хранящимся в архиве делам и документам; обеспечивать его преемственность с НСА соответствующего государственного архива;
- организовать использование документов (информировать руководство и сотрудников таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица о составе, содержании документов архива; выдавать в установленном порядке дела, документы или копии документов, архивные справки; исполнять запросы организаций, заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально - правового характера);
- вести учет использования документов, хранящихся в архиве;
- проводить экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве; участвовать в работе ЭК таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица;
- оказывать методическую помощь в составлении номенклатур дел указанных таможенных органов; контролировать правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив;
- участвовать в проведении мероприятий по повышению квалификации сотрудников службы делопроизводства таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица;
- принимать участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства в указанных таможенных органах;
- ежегодно представлять в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме;
- подготавливать и в установленном порядке передавать на хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации;
- выполнять отдельные поручения начальника отдела.

4. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ ПО СЛУЖБЕ

4.1. Инспектор:
- принимает годовые разделы описей дел, документы и дела, подлежащие сдаче в архив, - от структурных подразделений таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица;
- представляет годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу в ЭК указанных таможенных органов и ЭПК госархива;
- выдает в установленном порядке дела и документы сотрудникам указанных таможенных органов.
4.2. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными за делопроизводство в отделах и других структурных подразделениях, хозяйственной службой таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и соответствующим государственным архивом.