Продолжается сезон отпусков. Уточним порядок их предоставления?
Т. Могучая, г. Артемовский, Свердловская обл.
Конституция РФ устанавливает, что право на ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется всем гражданам, работающим в организации по трудовому договору (ст. 37).
Законодательство не устанавливает каких-либо исключений, которые позволяли бы лишить работников права на отпуск. Независимо от организационно-правовой формы организации, срока трудового договора с работниками, а также от того, какая именно работа и на каких условиях выполняется (полное либо неполное рабочее время; постоянная или срочная работа; совместительство и др.), каждый работник вправе требовать предоставления ему в установленном порядке ежегодного основного оплачиваемого отпуска, а работодатель обязан его предоставить (ст. 115 ТК РФ).
Минимальная продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Для некоторых категорий работников установлены удлиненные ежегодные оплачиваемые отпуска. Их продолжительность зависит от особых условий труда (напряженности, сложности либо возраста работников или состояния их здоровья). Например, у работников моложе 18 лет продолжительность основного ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 31 календарный день, который они могут использовать в удобное для них время (ст. 334 ТК РФ), у инвалидов (независимо от группы инвалидности) - 30 календарных дней; у педагогических работников - 56 и 42 календарных дня (ст. 334 ТК РФ).
Оплата отпусков. Общие правила исчисления средней зарплаты в случае нахождения работника в отпуске определены в Трудовом кодексе РФ (ст. 139), а особенности - в постановлении Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. № 213. В соответствии с названными актами средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, в случаях, предусмотренных законом, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.
Положение, утвержденное постановлением от 11 апреля 2003 г. № 213, выделило в самостоятельный пункт порядок исчисления среднего заработка для оплаты отпусков (основного, дополнительных, в том числе учебных, компенсации за неиспользованный отпуск). Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние три календарных месяца путем деления суммы начисленной заработной платы на 3 и на 29,6 (среднемесячное число календарных дней).
Среднемесячное число календарных дней - 29,6 является годовым и определяется исходя из семилетнего цикла по расчетному графику шестидневной рабочей недели с учетом выходных и праздничных дней, сокращения продолжительности рабочею времени в предпраздничные дни, а также переносов выходных дней, совпадающих с праздничными, на следующие после праздничных рабочие дни.
ТК РФ сделана оговорка по исчислению среднего заработка для работников, заключивших трудовой договор на срок до двух месяцев. Им предоставляются оплачиваемые отпуска или выплачивается компенсация при увольнении из расчета два рабочих дня за месяц работы (ст. 291).
В случае, когда один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время в соответствии с п. 4 Положения, средний заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму, состоящую из среднемесячного числа календарных дней (29,6), умноженную на количество полностью отработанных месяцев, и количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах.
Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах рассчитывается путем умножения рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,4.
Количество рабочих дней в не полностью отработанных месяцах при предоставлении отпусков в рабочих днях рассчитывается путем умножения рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,2.
В таком же порядке определяется средний дневной заработок в этих целях при установлении работником организации неполного рабочего времени (неполной рабочей недели или неполного рабочего дня).
В организациях, где применяется суммированный учет рабочего времени, для исчисления среднего заработка конкретного работника используется средний часовой заработок. Он исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на количество часов, фактически отработанных в этом периоде. Средний заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска работников с суммированным учетом рабочего времени определяется путем умножения среднего часового заработка на количество часов отпуска.
Исчисление стажа работы дающего право на отпуск (см. 121 ТК РФ). К числу периодов времени, которые включаются в стаж работы, дающий право работнику на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, относится в пергою середь время фактической работы, т. е. время, когда работник непосредственно выполнял свои трудовые обязанности, обусловленные заключенным с ним трудовым договором. Выполнение трудовых обязанностей возможно как по месту постоянной работы, так и в другой организации (например, при направлении работника в служебную командировку). Не имеет значения и то, полное либо неполное рабочее время был занят на работе работник, поскольку работа на условиях неполного рабочего времени не влечет каких-либо ограничений при исчислении трудового стажа (ст. 93 ТК РФ).
В стаж работы, необходимый для получения ежегодного основного оплачиваемого отпуска, включаются также периоды времени, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность). К числу таких периодов, например, относятся: время выполнения работником государственных или общественных обязанностей (заседания, переводчика, члена избирательной комиссии и т. п.); время вынужденного прогула при незаконном увольнении или незаконного отстранения от работы с последующим восстановлением на прежней работе; время, когда работник получал пособие по государственному социальному страхованию в связи с заболеванием (травмой); время ежегодных основных и дополнительных оплачиваемых отпусков, а также учебных отпусков, отпусков без сохранения заработной платы, продолжительность которых не превышает семи календарных дней. В последнем случае речь идет о разовой продолжительности отпуска, т. е. если работнику в течение года предоставлялось несколько подобных отпусков продолжительностью менее семи календарных дней, то суммирование этих отпусков не производится.
Другое если, продолжительность каждого или некоторых из этих отпусков превышает семь календарных дней. В этом случае продолжительность тех отпусков, которые превышают указанное количество календарных дней, суммируется, а полученная в результате общая продолжительность времени не подлежит учету при исчислении стажа, дающего право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск.
Например, работник в течение второго полугодия 2004 г. два раза брал отпуск без сохранения заработной платы следующей продолжительности: 5 и 7 календарных дней, а в первом полугодии 2005 г, взял такие же отпуска продолжительностью 10 и 12 календарных дней. Суммированию в данном случае подлежит продожительность двух отпусков - 10 и 12 календарных дней. Таким образом, период времени в 22 календарных дня исчисляется из стажа, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск. И если очередной рабочий год у данного работника исчисляется с 10 июля 2004 г. по 9 июля 2005 г., то конец рабочего года после исключения указанного периода времени сместится до 1 августа 2005 г. При этом все последующие рабочие годы будут исчисляться с 1 августа.
У руководителей и специалистов организаций часто возникает вопрос - как считать рабочий год, т. е. какой рабочий год ставится в отпускной записке, если не отгуляны отпуска за предыдущие годы (по производственной необходимости)? Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации.
При этом рабочий год составляет 12 полных месяцев, но в отличие от календарного года он исчисляется не с 1 января, а со дня поступления работника на данную работу. В случае, когда отпуск за прошлый рабочий год не был предоставлен работнику в натуре, этот отпуск должен быть использован в течение текущего рабочего года (ст.ст. 122 и 124 ТК РФ).
Перечень периодов времени, которые не включаются в стаж мя получения ежегодного основного оплачиваемого отпуска, является исчерпывающим (ч. 2 ст. 121 ТК РФ). Поэтому законодательство запрещает расширять этот перечень путем внесения в коллективный договор или иные локальные нормативные акты, или трудовой договор работника периоды времени, которые не включаются в стаж, дающий право на указанный отпуск. К ним отнесены: 1) время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе отстранения от работы на законных основаниях, например при появлении на работе в состоянии опьянения; 2) время отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет; 3) время предоставления по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более семи календарных дней.
Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков (ст. 122 ТК РФ). Работник, по общему правилу, приобретает право на использование отпуска в первый рабочий год через шесть месяцев его непрерывной работы у конкретного работодателя. Некоторым категориям работников работодатель обязан предоставить отпуск даже в том случае, если они еще не проработали шести месяцев, т. е. авансом. Так, независимо от времени работы у работодателя ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен работнику, если его жена находится в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ). Возможность получения ежегодного отпуска за первый год работы авансом предусмотрена для совместителей, поскольку указанный отпуск должен быть предоставлен одновременно с отпуском по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ). Работникам, уволенным с предыдущего места работы в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата, при наличии непрерывного трудового стажа работодатель обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск независимо от времени работы на новом месте, т. е. авансом. Непрерывный трудовой стаж в этом случае сохраняется, если перерыв в работе после увольнения не превысил трех месяцев.
В ч. 2 ст. 122 ТК РФ перечислены и другие категории работников, которым работодатель обязан предоставить отпуск до истечения шести месяцев работы в организации. К их числу отнесены: 1) женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него; 2) работники в возрасте до восемнадцати лет; 3) работник, усыновивший ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев.
В случае предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы авансом его продолжительность должна быть полной (при условии, что работник не желает получить лишь часть отпуска) и оплачиваться он должен в полном размере, поскольку ТК РФ не предусматривает предоставления отпусков пропорционально отработанному времени. К ежегодному основному отпуску должны быть присоединены и дополнительные отпуска, если они полагаются данному работнику в соответствии с законодательством.
Ежегодный оплачиваемый отпуск за второй и последующие рабочие годы может предоставляться работникам в любое время рабочего года (в том числе и авансом) в соответствии с установленной в организации очередностью предоставления отпусков, т. е. их графиком. Утверждение графика отпусков работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа конкретной организации производится не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Он обязателен как для работодателя, так и для работника.
При составлении графика отпусков должно быть учтено право отдельных категорий работников использовать отпуск в удобное для них время. Федеральные законы к их числу относят несовершеннолетних, беременных женщин, инвалидов. Названные работники должны предоставить работодателю до составления им графика письменные заявления с указанием времени использования отпуска.
У руководителей и специалистов организаций часто возникает вопрос - как быстро и правильно составить график отпусков?
Многолетняя практика установления очередности предоставления отпусков основывается на следующих схемах:
1. В каждом структурном подразделении (если организация структурирована) руководителем подразделения на основе собеседований с работниками готовится проект графика отпусков, который определяет очередность использования отпусков работниками подразделений. Составленный проект передается в кадровую службу организации, где он анализируется на предмет соответствия законодательству, локальным нормативным актам и условиям трудовых договоров. Локальным нормативным актам организации может предусматриваться необходимость проведения соответствующих консультаций с отделом организации и оплаты труда или планово-экономическим отделом, а также с руководителями смежных структурных подразделений для определения количества работников, необходимого для выполнения производственных планов. В том случае, если у кадровой службы есть замечания, она согласовывает их с руководителем структурного подразделения (а последний соответственно - с работниками) и вносит в проект соответствующие изменения. На основе согласованных проектов графиков отпусков всех подразделений кадровая служба формирует сводный (единый) график отпусков для всей организации;
2. Основная работа по установлению очередности предоставления отпусков работникам выполняется кадровой службой, которая самостоятельно или через руководителей структурных подразделений выясняет планы и пожелания работников. Для этого работникам предлагается либо заполнить опросные листы (ведомости), "отпускные анкеты" или иные документы, либо подать заявление с просьбой отразить в графике отпусков желаемое время использования отпуска. Получив эту информацию, кадровая служба проводит консультации с руководителями структурных подразделений (для определения необходимого количества работников и схем замещения) и на основании сопоставления пожеланий работников с производственной необходимостью и требованием законодательства готовит проект графика отпусков, который может быть направлен в структурные подразделения для последнего согласования.
Ежегодный оплачиваемый отпуск подлежит продлению в тех случаях, когда в силу определенных обстоятельств он не может быть использован непосредственно для отдыха. К таким обстоятельствам законодатель относит временную нетрудоспособность работника, причем ежегодный оплачиваемый отпуск продлевается только в случае заболевания самого работника. Уход за больным членом семьи основанием для продления отпуска не является.
Отпуск заболевшему работнику должен быть продлен на то количество календарных дней периода его временной нетрудоспособности, которые приходятся на период пребывания в отпуске.
Действия работника в данном случае сводятся к уведомлению работодателя о наступившей нетрудоспособности и о необходимости продления своего отпуска, а также к представлению подтверждающих временную нетрудоспособность документов.
Бухгалтерии и отделу кадров следует проанализировать, не приходятся ли (в результате продления) на период отпуска нерабочие праздничные дни, которые не включаются в число календарных дней отпуска и не оплачиваются. Для того, чтобы у бухгалтерии были основания для перерасчета отпускных, если таковая необходимость возникнет, следует оформить приказ (распоряжение) о продлении отпуска работника и сделать соответствующие отметки в графике отпусков.
Трудовой кодекс РФ не вменяет работнику в обязанность предоставить работодателю какое-либо подтверждение своей болезни до ее окончания и полного оформления листка нетрудоспособности. Однако в данном случае следует исходить из того, что в соответствии с ч. 1 п. 1 Инструкции о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, утвержденной приказом Минздрава России от 19.10.1994 г. № 206 и постановлением ФСС России от 19.10.1994 г. № 21, назначение и выплата пособия по временной нетрудоспособности осуществляется только по предъявлению листка нетрудоспособности. Таким образом, работодатель может совершить действия, связанные с предоставлением работнику определенных гарантий в связи с временной нетрудоспособностью, только после предъявления листка нетрудоспособности.
Если работник не может предъявить листок нетрудоспособности (например, он находится в другом городе и заболел в месте проведения отпуска), то кадровая служба и табельщики вынуждены вести учет, основываясь только на словах работника.
В этом случае приказ (распоряжение) о продлении отпуска не издается - продление отпуска осуществляется "автоматически". До листка нетрудоспособности в табеле учета рабочего времени строка по работнику держится "открытой".
Ежегодный оплачиваемый отпуск также продлевается, если во время указанного отпуска у работника возникла необходимость исполнения государственных обязанностей и законом для этого предусмотрено освобождение от работы (например, призыв на военные сборы, явка по вызову в суд в качестве потерпевшего или свидетеля и т. п.).
Ежегодный оплачиваемый отпуск по соглашению между работником и работодателем переносится на другой срок, если работнику своевременно не была произведена оплата за время этого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до ее начала. Оплата за время отпуска считается своевременной, если она была произведена не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ).
Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 124 ТК РФ).
Закон предоставляет работнику возможность использовать ежегодный оплачиваемый отпуск по частям. В ТК РФ не предусмотрено точное количество частей, на которые может быть разделен ежегодный оплачиваемый отпуск. Единственным требованием является то, что одна из его частей не должна быть менее 14 календарных дней (ст. 125). Продолжительность других частей отпуска определяется по договоренности между работником и работодателем.
Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Об отзыве работника из отпуска работодатель должен издать приказ (распоряжение), в котором указывается время предоставления неиспользуемой части отпуска.
Запрещается отзыв из отпуска несовершеннолетних работников, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, даже по их просьбе либо с их согласия.
